会社運営

最初からすべての不正を防止する施策を作るのは、なかなか難しいです。まずは、現状がどうなっているかをデータで確認します。

売上、現金、勤怠、仕入など、飲食店の運営に関わる数字を見て、何が足りていて、何が足りていないかを整理します。不正防止は、まず現状確認から始めるべきです。

データが残っていないものは、あとから検証することができません。逆に、データが残っていれば、すぐに断定はできなくても、違和感に気づくことができます。

まずは「疑う」ことではなく、「見える状態にする」ことです。見える状態を作ってから、どこに仕組みを入れるべきかを考えていきます。

私は、POSレジを通すものと、通さないもので分けます。POSレジを通すものは、だいたいPOSデータを見れば分かります。

一方で、POSを通さないものは、仕入原価やFLなどの比率を見て判断します。1か月だけを見ても分かりにくいので、毎月の流れを見ることが大切です。流れで見ると、違和感に気づきやすくなります。

また、予約台帳との連携や、その他のデータを保管していれば、POSだけでは見えない違和感にも気づけます。データが分かれていても、あとで照合できる状態にしておくことが重要です。

ただし、まったくデータ化されていないもの、たとえば業者からのキックバックのようなものは、分析では見つけにくいです。そこはオーナー権限で見る必要があります。

まず見るべきは、商品のマイナスです。ハンディから商品のマイナスが入る場合、単純な打ち間違いの可能性もあります。ただし、会計直前や会計直後に取消が発生している場合は注意が必要です。

割引作業も確認します。正しいサービスやクーポンであれば問題ありませんが、特定の担当者や特定の時間帯に偏っている場合は、ログを見て確認する必要があります。

人数変更も見ます。特に飲み放題などの場合は、人数の変更が売上や原価に大きく影響するため、不正やミスにつながりやすいポイントです。

業務時間外の修正も注視します。できれば、レジ担当者と操作ログを紐づけるようにしてください。誰が、いつ、何を操作したかが見えると、不自然な傾向を検出しやすくなります。K1くんでは、これらの検出に加えて、タイムカードとの連携で傾向を見ることもできます。

POSを通さないものは、比率で見つけます。具体的にはFL表です。1か月だけでは分かりにくいので、前年同月比や毎月の流れを見ます。

食材の持ち帰り、まかないの乱用、仕入の異常などは、直接POSには出てきません。しかし、原価率やFLの流れには違和感として出てくることがあります。

店長や料理長の異動のタイミングも見ます。異動前と異動後で数字が大きくぶれた場合は、何が変わったのかを確認してください。

多くの場合、慣れないことで数字が上がることはあります。しかし、異動後に数字が大きく下がった場合は、過去の運用に問題がなかったかを確認するきっかけになります。もちろん、これだけで断定するのではなく、追加のデータとあわせて見ることが大切です。

代理打刻対策として、K1くんでは交通系ICカードをキーにしています。推奨は、毎日使う定期券のような、本人が持ち歩く可能性が高いものです。

パスワード運用の場合、代理打刻を完全に防ぐことは難しいです。K1くんはPOSとハードが一体型なので、スタッフが見える場所に置かれることが多く、人の目やカメラで確認しやすい運用にできます。

また、店長側の不正として、スタッフに無許可で出勤や退勤を15分ずらし、人件費を下げるようなケースがあります。そうすると店舗評価が高まって見えるため、会社としては注意が必要です。

実際に、このような勤怠修正の違和感はK1くんで検出できたことがあります。誰が修正したか、何から何に変えたか、シフトとの差分がどうなっているかを見てください。

決済種別の不一致には注意が必要です。POS上の決済種別と、実際のキャッシュレス端末の管理画面を毎日確認してください。

それが手間な場合は、K1くんとキャッシュレス端末を連携し、一致しない場合は会計完了しない仕組みにすることをおすすめします。人の確認だけに頼らず、仕組みで不一致を止める方が安全です。

店舗金庫には、現金をできるだけ置かないのが原則です。どうしても現金を置く場合は、鍵を誰でも使えないように管理してください。できれば指紋式の金庫をおすすめします。

小口経費も記録が重要です。正規に購入したとしても、その商品が本当に正規の目的で使われたかは、記録がなければ分かりません。小口管理表には、日時、承認者、勘定科目、備考、金額を記載します。K1くんにはその枠があります。

これは記録に残らない不正のため、検出が極めて難しいです。POSやFLの数字に違和感が出ることもありますが、業者との関係性そのものはデータだけでは分かりにくい場合があります。

また、こうした不正は、役職上級者に限られることが多いです。関われる人数がある程度絞られるため、誰が発注権限や業者選定権限を持っているのかを把握しておく必要があります。

データで見えない部分については、オーナーが見るべきです。その人の身なり、羽振り、急な変化、業者との距離感など、数字だけではない情報も含めて確認します。

もちろん、見た目や印象だけで決めつけてはいけません。あくまで、データでは見つけにくい不正があることを理解し、権限を持つ人ほどチェックの目を入れるという考え方が大切です。

複雑にしすぎると、別の抜け道を探し出してしまうことがあります。そのため、フローはできるだけシンプルな方がいいです。

ただし、シンプルでも内容は厳しくしてください。取消、値引き、勤怠修正、小口経費、発注、仕入など、重要な操作については、誰ができるのか、誰が承認するのかを決めておく必要があります。

また、周知徹底も必要です。「知らなかった」をなくしてください。ルールを作っても、現場が知らなければ運用されません。

最後に、ちゃんと運用しているかのチェックも必要です。権限設定や承認フローは、作って終わりではありません。実際にログを見て、ルールどおりに動いているかを確認してください。

感覚ではなく、まずエビデンスをそろえます。POSログ、勤怠修正履歴、現金差異、小口管理表、FL推移など、客観的に確認できるものを集めてください。

ただし、100%やったとは言えないことも多いはずです。だからこそ、決めつけずに対応する必要があります。下手に問い詰めると、逆効果になることもあります。

本人をどうしたいのかというルールも、事前にあった方がいいです。更生させるのか、警察に任せるのか、賠償させるのか。会社としての方針がないまま対応すると、感情的な判断になりやすくなります。

また、本人に賠償責任があったとしても、実際には支払えないこともあります。その場合の税務上の手続きは、税理士にも相談してください。必要に応じて、弁護士や社労士にも相談するべきです。

最初にやるべきことは、「できない環境を作ること」です。不正は、最初から悪意を持って大きく行われるものばかりではありません。ついうっかり、少しだけ、というところから始まることもあります。

だからこそ、「やったら分かる」「ログに残る」「誰かが確認する」という状況にしてください。カメラ設置やPOSデータのログも、そのための仕組みです。

大切なのは、犯人を捕まえることを目的にしないことです。本来の目的は、身内から犯罪者を出させないことです。

見える化、権限設定、照合、承認フロー、現場確認を整えることで、不正が起きにくい環境を作ります。疑うためではなく、守るために仕組みを作ってください。